Automatisiertes Onboarding (on a Budget)

Häufig lernen Mitarbeiter*innen ihr neues Teammitglied erst am ersten Tag kennen. Sie haben nur beiläufig erfahren, dass in dieser Woche die langersehnte Unterstützung des Teams naht. Ebenso hat der Neuankömmling nach Unterzeichnung des Vertrags nichts mehr vom Unternehmen gehört und kann nur hoffen, dass das Team seine Ankunft auf den Schirm hat und ihn Willkommen heißt. Außerdem fehlen ein paar Unterlagen, die irgendwo nachgereicht werden sollen. – Kommt Euch das bekannt vor? Uns auch! Deshalb haben wir von Synnous automatisiertes Onboarding (on a Budget) eingeführt.

Internal Onboarding

Das Onboarding, oder auch Einarbeitung, hat jede arbeitende Person schon einmal mitgemacht. Es ist meist das erste mit dem neue Mitarbeiter*innen konfrontiert sind. Intern beginnt das Onboarding jedoch schon viel früher und verläuft eher im Hintergrund. Damit dieser erste Abschnitt im neuen Unternehmen reibungslos verläuft & ein guter erster Eindruck hinterlassen wird, muss es im Vorfeld ordentlich geplant werden.

Aufgaben und Zuständigkeiten

Starte mit einer simplen To Do Liste. Überlege genau, was Du von Deinem neuen Teammitglied benötigst, welche Unterlagen gebraucht werden und unterschrieben werden müssen, was den Start für das Team und Kandidat*innen erleichtert, und wie ihr mehr Transparenz und Prozessqualität schafft. Versuche hierbei kleinschrittig zu denken, damit keine Aufgabe vergessen wird. Beispiel unseres ersten Entwurfs:

Onboarding Ablauf Tabelle
Erster Entwurf des Onboarding Ablaufes

Automatisierung

Automatisiertes Onboarding (on a Budget) – damit auch wirklich jede*r aus dem Team zum richtigen Zeitpunkt, die richtigen Aufgaben bearbeitet. Hierbei ist es wichtig, dass automatisch Erinnerungen ausgehen und Informationen verschickt werden. Hierbei bietet es sich an eine Software für Personal- oder Projektmanagement zu nutzen. Softwares wie Personio, Jira etc. ermöglichen die Erstellung von Onboarding Aufgaben mit Deadline, wobei die verantwortlichen Mitarbeiterinnen benachrichtigt werden, wenn ein To Do offen ist.

💡 Tipp! Als zukünftiges Teammitglied freut man sich über 1-2 Willkommensmails, die die wichtigsten Fragen zum Start beantworten und so Lust auf den neuen Job machen. Das sollte also in Eurem Onboarding nicht fehlen. Ganz einfach geht das durch E-Mail Templates und terminierte E-Mails.

So könnt Ihr leicht den internen Onboarding Prozess Schritt für Schritt standardisieren und schon vor Antritt der Stelle Wertschätzung vermitteln, sowie intern Entlastung gewährleisten.

Next: General Onboarding

Aus Zeit- & Personalmangel wird das Onboarding häufig nach wenigen Tagen über Bord geworfen und neue Mitarbeiter*innen stecken sofort mitten im Tagesgeschäft. Natürlich erfüllt diese Art und Weise der Einarbeitung auch seinen Zweck, jedoch löst dies auch Stress aus. Neue Mitarbeiter*innen können sich unwohl und überfordert fühlen, außerdem wird die Eingliederung in das Team erschwert. Schon bald sind neue Teammitglieder so eingebunden, dass nur noch wenig Zeit für Fragen bleibt und sogar die Erwartungshaltung geschürt wird, dass man doch bereits alles Wissen müsse. Schlimmstenfalls resultieren daraus Fehler und eine schlechte Bindung an das Unternehmen. Dies hinterlässt ganz schnell Spuren an der Arbeitgebermarke.

Um solche Folgen zu vermeiden, ist es also sinnvoll Energie in das Onboarding zu stecken. Doch was braucht es, damit sich ein neues Teammitglied vollständig abgeholt fühlt?

Checkliste als Guide

Hilfreich ist sich darauf zu besinnen, was relevant im Arbeitsalltag ist. Dafür haben wir einen “Knowledge Hub” eingerichtet, eine zentrale Datenbank für das Wissensmanagement. Hier kommt alles rein, was für alle von Interesse sein kann wie Standards, Office Rules oder auch Tutorials zu viel genutzten Tools. Hieraus ergeben sich Punkte, die ein Neuankömmling in der ersten Tagen als First-Things-To-Do in Angriff nehmen sollte. Aufgaben, die ein neues Teammitglied allein anstoßen kann, werden mit Ansprechpartner*in und dem passenden Tutorial verlinkt. Nach jedem Onboarding wird die Liste überarbeitet und Informationen werden aktualisiert.

Onboarding Checkliste in Notion
Unsere Onboarding Checkliste in Notion

Wir möchten unseren neuen Teammitgliedern die Möglichkeit geben selbstständig zu arbeiten, aber auch zu wissen, wo und von wem sie Hilfe erhalten können. Besonders unsere Teammitglieder, die im Home Office starten oder frisch von der Uni in den ersten Job wechseln, freuen sich über die Guidance, die unsere Onboarding Checkliste bietet.

Fazit

Das Onboarding ist nicht nur dafür da, um neue Mitarbeitende an die frisch angetretenen Arbeitsaufgaben heranzuführen. Vielmehr geht es darum, Unternehmensstrukturen, Rituale und Werte näherzubringen, sowie die Eingliederung in das Team zu ermöglichen. Neue Mitarbeiter*innen sollen vollwertige Mitglieder des Unternehmens werden und das beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Ein automatisiertes Onboarding, ist der erste Schritt dorthin.

Kontaktiert uns gerne, falls ihr weitere Fragen habt!

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