Die Corona-Pandemie hält die Welt im beispiellosen Ausnahmezustand. Die Gesellschaft ist dazu aufgerufen, Sozialkontakte zu minimieren und nach Möglichkeit zu Hause zu bleiben, um die Ausbreitung des Sars-CoV-2-Virus einzudämmen. Die Krise stellt Unternehmen, Dienstleister*innen und Freiberufler*innen vor die Existenzprobe. Arbeitsprozesse müssen neu definiert und angepasst werden und die Unternehmensstruktur (zwangs)digitalisiert werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders das Führen virtueller Teams stellt Führungskräfte
vor neue Herausforderungen.
Bei Synnous haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Euch in dieser Zeit
mit wertvollen Tipps zur Seite zu stehen. Wir zeigen Euch, wie Ihr die
Chancen und Benefits hinter der neue Ausgangssituation aufdeckt und wie
Ihr die Teamperformance, die Produktivität und die Stimmung hochhalten
könnt.
Homeoffice Hacks
1. Stay real!
In der dritten Woche der Corona-remote-work sind die ersten Hürden genommen. Die Arbeitnehmer*innen haben Ihren privaten Workspace eingerichtet und die richtigen Tools zum Arbeiten sind identifiziert und eingeführt. Wie aber schafft man eine Arbeitsatmosphäre in der die Mitarbeiter*innen motiviert und produktiv bleiben, wenn sich Teammitglieder nicht an einem Ort befinden?
Im Homeoffice fällt die verbale Alltagskommunikation am Kaffeeautomaten oder zwischen Tür und Angel unter Kolleg*innen weg. Oftmals werden bei diesen Pläuschen im Büro nicht nur Befindlichkeiten ausgetauscht, sondern wichtige Ideen, Aufgaben und Projekte besprochen. Diese kleinen Gespräche zwischendurch müssen in der digitalen Zusammenarbeit aufgefangen werden.
Wichtiger denn je ist es, im Homeoffice Kommunikation auf Chat-Plattformen zu ermöglichen. Hier können thematische Gruppenchats eröffnet werden, für themenorientierten Austausch. Es sollte unbedingt eine Gruppe geben, die es Mitarbeiter*innen ermöglicht sich an- und ab zu melden, damit jedes Teammitglied weiß, wer wann erreichbar ist. Zudem sollte eine Gruppe für übergeordnete Infos wie Events und Termine aufmachen, die sich an alle Mitarbeiter*innen richten. Und einen Chat für das Pläuschen halt, der darf nicht fehlen.
2. Behaltet Routinen
Regelmäßige Stand-ups können weiterhin digital stattfinden etwa per Videokonferenz. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass Teammitglieder die Befindlichkeit anderer wahrnehmen können und zahlt damit auf den Teamzusammenhalt ein. Gerne morgen als daily check-in.
Zusätzliche regelmäßige Abstimmungscalls geben der Führungskraft die Möglichkeit, Einfluss auf Arbeitsprozesse zu nehmen und Next Steps zu definieren. Haltet die Ergebnisse in einem kurzen Protokoll fest, damit ein gemeinsamer Konsens geschaffen wird.
3. Macht Ergebnisse sichtbar und für jeden abrufbar
Wichtiger denn je ist es im Homeoffice Tools und Workflows einzuführen, die Arbeitsfortschritte von Mitarbeiter*innen und Teams digital sichtbar machen. In Projektmanagement Tools können die neuen Aufgaben erfasst, ihr Umfang und ihre Dauer eingeschätzt, priorisiert und zugeordnet werden. Durch ihren Einsatz werden im Team Verbindlichkeiten hergestellt. Vergesst als Führungskraft nicht, Erfolge bei Zwischenschritten anzusprechen und zu feiern.
4. Präsenz zeigen und Konflikte auflösen
Als virtual Leader ist es in der remote work noch einmal wichtiger die eigene Erreichbarkeit für Fragen und Anregungen der Teammitglieder zu kommunizieren und sicherzustellen. Durch euer Interesse und eure Transparenz schafft ihr es die Beziehung zu euren Teams zu halten und zu pflegen. Stellt Verständnisfragen und nehmt die Perspektiven Eurer Mitarbeiter*innen ein. Durch diese Bereitschaft werdet ihr Konflikte schneller erkennen und könnt früh genug intervenieren.
Besonders in der digitalen Kommunikation kann es aufgrund des höheren Interpretationsspielraums schnell zu Missverständnissen kommen. Wenn euch auffällt, dass die Sachebene aus dem Fokus gerät sucht zunächst das direkte Einzelgespräch per Telefon oder Videocall, um mögliche Konflikte aus dem Weg zu räumen.
5. Gebt Feedback und nehmt Feedback an
Nehmt euch Zeit gemeinsame Regeln für den digitalen Umgang zu erarbeiten und diese einzuhalten. Insbesondere in der digitalen Kommunikation ist ein wertschätzender und konstruktiver Umgang wichtig, weil die neue Situation auf viele ohnehin belastend wirkt. Solltet ihr kritisches Feedback an eine Person haben, tut dies deshalb stets in einem direkten Gespräch. Formuliert Ich Botschaften und seid auch selbst offen für Verbesserungsvorschläge, um aus der Situation einen Mehrwert zu generieren. Nutzt die Ausnahmesituation, um eure Führungskompetenzen zu verbessern.
