Zum zweiten Mal fand nun mit großem Erfolg unsere beliebte Hafen Leader Session online statt. Diesmal zum Thema „Events and fairs after Corona“. Ein Thema, das viele sowohl beruflich als auch privat beschäftigt. Niemand kann mit Sicherheit sagen, wann es wieder möglich sein wird, Veranstaltungen durchführen oder besuchen zu können. Zwar gibt es für Großveranstaltungen derzeit ein Verbot bis zum 31. August, ob dieses jedoch nochmal verlängert wird oder ob Veranstaltungen im kleineren Rahmen mit entsprechenden Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen auch schon wieder früher erlaubt sind, bleibt offen.
Das Wegbrechen sämtlicher Veranstaltungen und Messen ist insbesondere für die Betriebe und Unternehmen verheerend, deren gesamtes Geschäftsmodell drauf aufbaut und davon lebt. Zu unserer online HLS haben wir daher zwei Special Guests eingeladen, für die die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und/oder Messen zugleich Kerngeschäft und berufliche Leidenschaft darstellen.
Unser erster Special Guest war Amelie Ackermann. Sie arbeitet bei der XING Events GmbH und ist hier sowohl für unterschiedliche XING Community und Ambassador Programme verantwortlich als auch für die sehr erfolgreichen Netzwerkveranstaltungen wie das „XING Puls HR“ und das „XING Puls Marketing“.
Unser zweiter Special Guest, Holger Hey, ist Gruppenleiter für die Auslandsmessebeteiligung bei der Kölnmesse GmbH. Dieser bereitet derzeit, zusammen mit dem Bundeswirtschaftsministerium, die 85. TIF vor – die Thessaloniki International Fair, eine Multithemen Messe für B2B, B2C-Besucher*innen und Teilnehmer*innen aus der gesamten Balkanregion.
Bei Xing-Veranstaltungen nehmen im Schnitt zwischen 50 bis 500 Personen teil. Spätestens seit dem Lock-Down war für Amelie und ihr Team klar, dass sie schnell umdenken und sich neue digitale Wege suchen mussten, um ihre Veranstaltungen auch weiterhin anbieten zu können. Bei den XING Events steht das Networken ganz klar im Fokus. Neben „reinem“ Wissens- und Erfahrungsaustausch sind das persönliche Kennenlernen, der Small-Talk und der Aufbau neuer Kontakte die wesentlichen Gründe für viele Menschen die Events zu besuchen. Digital ist dies natürlich schwieriger, da zum Beispiel der Händedruck, das persönliche Kennenlernen als auch die lockere Atmosphäre fehlen. Diese Aspekte können jedoch digital aufgefangen werden – man muss nur wissen wie. So können unter anderem durch private Chaträume (Breakout rooms), neben der Hauptveranstaltung, digitale Räume für einen intimeren Austausch zwischen Teilnehmenden geschaffen werden.
Neben diesen Herausforderungen sieht Amelie aber auch Vorteile, die genutzt werden sollten. So könne zunächst einmal eine viel höhere Frequenz erzeugt werden: Online-Veranstaltungen sind sehr kurzfristig umsetzbar, es können viel mehr Menschen teilnehmen und es werden zudem Personen erreicht, die einen realen Besuch aus unterschiedlichen Gründen nicht wahrgenommen hätten. Darüber hinaus können Veranstaltungen, die „normalerweise“ in den Abendstunden stattfinden auf einen früheren Zeitpunkt verschoben werden, weil viele Berufstätige durch das Online-Format flexibler sind. Letztlich hat Amelie auch die positive Erfahrung gemacht, dass der Content von digitalen Events länger nachlebt als der von Präsenzveranstaltungen. Teilnehmende setzen weitaus öfter ihre angefangenen Gespräche nach dem Event auf der Xing-Plattform oder in Chats fort.
Die Organisation und Umsetzung von online-Events wirkt im ersten Moment deutlich einfacher und weniger komplex. Dies ist laut Amelie jedoch nicht der Fall. Auch hier müssen viel Zeit, Arbeit und Herzblut investiert werden, um den Teilnehmenden ein digitales Erlebnis bieten zu können. Ein Event soll keineswegs als langweiliges Zoom-Meeting in Erinnerung bleiben. Großen Stellenwert nimmt hierbei die Moderation ein, die für einen reibungslosen und stetigen Unterhaltungs- und Diskussionsfluss sorgen muss.
Die Messen, die Holger Hey plant, fallen mit Besucher*innenanzahlen von bis zu 300.000 Personen ganz klar unter den Begriff von Großveranstaltungen. Holger und sein Team konzentrieren sich derzeit mit großer Hoffnung und vollem Optimismus auf die Vorbereitung der TIF. Diese soll vom 05. bis zum 13.09.2020 in Thessaloniki stattfinden. Sein Team und er standen in dieser unsicheren Lage vor der Frage: „Fahren wir voll oder fahren wir halb?“. Sie haben sich für Ersteres entschieden. Ebenso wie Amelie sieht er die derzeitige Lage als Chance für zukunftsweisende Veränderungen.
Die TIF bezeichnet er hierbei als Experimentierlabor für Messen in Zeiten von und in Zeiten nach Corona. Sein Team und er können sich derzeit voll und ganz auf die konkrete Messeplanung fokussieren, da weitere Veranstaltungen wie bspw. Konzerte, die neben der Messe stattgefunden hätten, abgesagt wurden.
Durch die Krise sieht Holger die Chance mit Stereotypen gegenüber Messen aufzubrechen. Messen können nicht einfach mit anderen Großveranstaltungen, wie dem Oktoberfest gleichgesetzt werden. Es können hinreichende und vor allem professionelle Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen für die Fachbesucher*innen aufgebaut werden, sodass diese Art von Großveranstaltung andere Rahmenbedingungen aufweist als solche; bei denen Spaß und Unterhaltung im Mittelpunkt stehen.
Durch die veränderten Umstände können nun auch bisherige Gedankenspiele zu realistischen Überlegungen umgewandelt werden. Neben der klassischen, physischen Präsenz von Besucher*innen, wird nun konkreter über Live-Schaltungen von Bühnenauftritten sowie über virtuelle Besuchsmöglichkeiten nachgedacht. Neben der Nachhaltigkeit, kann durch online-Messebesuche (auch zukünftig) nochmal eine viel größere Bandbreite an Interessent*innen erreicht werden. Daher werden sämtliche Ideen in Holgers Team dazu durchgesprochen und auf ihre Umsetzbarkeit überprüft – denn schlechte Ideen gibt es für Holger nicht. Abschließend stellte sich die Frage, wie die beiden die Zukunft, die Zeit nach Corona, von Veranstaltungen und Messen einschätzen. Holger und Amelie sind sich hier einig: Bei Präsenzveranstaltungen wird es noch lange wichtig sein den Sicherheitsabstand und die Hygienemaßnahmen einzuhalten, sodass sich unter anderem Begrüßungsrituale ändern werden, die Räume anders bestuhlt und das Catering anders organisiert werden muss. Die Krise wird bei vielen Menschen wahrscheinlich noch lange im Bewusstsein verhaftet bleiben, sodass auch davon ausgegangen werden muss, dass viele vor allem große Menschenansammlungen vermeiden möchten. Demzufolge sind die beiden überzeugt, dass auch Online-Formate weiterhin bestehen müssen. Sie können sich aber vorstellen, dass es zukünftig hybride Versionen gibt. Eine Kombination aus online und offline Teilnahmen. Die Corona-Krise bringt trotz ihrer negativen Seiten daher die Chance umzudenken. Veranstalter*innen können ihrer Kreativität freien Laufen lassen und sich neu und digital entdecken.
Falls Du weitere Informationen zur TIF-Messe haben möchtest, kontaktiere doch gerne Holger Hey über XING. Die Anmeldefristen für Aussteller*innen sind bis Ende Mai verlängert worden.
Wenn du wissen möchtest, wie sich ein online-Xing Event anfühlt: Am 27.05.2020 veranstalten wir zusammen mit Amelie unser erstes online XING Puls HR Düsseldorf Event zum Thema „HR goes digital“. Hierzu bist Du natürlich herzlich eingeladen.
