Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche – Mitarbeiter*innen mit all ihren Stärken und Schwächen zu kennen, ist der Schlüssel zu ihrer besten Performance und zu ihrer Bindung an das Unternehmen. Das macht das Mitarbeitergespräch zu einem der wichtigsten Instrumente einer Führungskraft. Doch ein Gespräch ist ein Dialog, kein Monolog: konstruktives Feedback und Wertschätzung ermöglichen erst die Weiterentwicklung. Gelingt es, die eigenen Mitarbeiter*innen kontinuierlich weiter zu entwickeln und emotional ans Unternehmen zu binden, steigt die Arbeitsmoral, und mit ihr die Produktivität.
Wir haben bei Martha Giannakoudi nachgefragt, die bereits seit vielen Jahren Unternehmen in Sachen Kommunikation, Feedback, High Performance Leadership und vielem mehr berät. Sie hat uns Einblicke in ihren Erfahrungsschatz gegeben und erklärt, warum Mitarbeitergespräche erfahrungsgemäß von unschätzbarem Wert sind. Zudem verät sie was die häufigsten Fehler der Führungskräfte sind und worauf zu achten ist, um ein Gespräch erfolgreich zu leiten.
1. Raum, Zeit und Vertrauen schaffen
Um einen ehrlichen Austausch erwarten zu können, ist es wichtig, einen Safe Space unter vier Augen zu schaffen, in dem es möglich ist, auch unbequeme Kritik wertfrei zu äußern – ein solches Gespräch gehört nicht ins Großraumbüro oder in die Kantine.
Vertrauen kann man beispielsweise damit aufbauen, sich in Erinnerung zu rufen, dass das Erleben einer Situation subjektiv ist. Jeder persönliche Eindruck hat seine Validität, auch wenn der Gegenüber eine andere Meinung vertritt. Der Hinweis, dass man sich gerne Zeit nimmt, um sich das Feedback der Mitarbeiter*innen zu sichern, zeigt ebenfalls Wertschätzung. Zudem sollte die Konzentration gänzlich dem Gegenüber gewidmet sein, also unbedingt das Mitarbeitergespräch priorisieren, Telefon stummschalten und vorübergehend nicht erreichbar sein. So baut sich auch nachhaltig eine stabile Beziehung zu dem /der eigenen Mitarbeiter*in auf.
2. Feedback statt Monolog
Ein Mitarbeitergespräch steht und fällt mit der richtigen Kommunikation des Feedbacks – dem A&O einer guten Führungskraft. “Beginnt positiv, fragt nach Highlights oder warum der oder die Mitarbeiter*in gerne zur Arbeit kommt”, empfiehlt Geschäftsführerin Martha. Auch der Abschluss solle etwas Positives sein und stets auf Augenhöhe kommuniziert werden.
Ganz wichtig: Ein Mitarbeitergespräch ist keine Einbahnstraße.
Einer der häufigsten Fehler von Führungskräften ist es, den Löwenanteil des Gesprächs an sich zu reißen und Mitarbeiterinnen in eine passive Zuhörer-Rolle abzudrängen. Martha empfiehlt, dass der Gesprächsanteil etwa zu 70 – 80 % bei der*dem Mitarbeiter*in liegen sollte. Das dient dazu, Angestellte zur Selbstreflexion & Selbsteinschätzung anzuregen und Ihnen eine aktive Rolle zu geben. Als Leitfaden eignet es sich beispielsweise, die Zeit seit dem letzten Gespräch gemeinsam Revue passieren zu lassen und anhand dessen zu evaluieren, was gut oder weniger gut lief. Jedes Feedback und erst recht kritisches Feedback sollte stets an einem konkreten Beispiel gekoppelt sein.
3. Ziele vereinbaren, in die Zukunft schauen
Im Dialog werden hauptsächlich die Wahrnehmung des Arbeitsalltags und vergangene Events thematisiert. Zu jedem erfolgreichen Gespräch gehört es auch, den Fokus auf die Zukunft zu verlagern. Es sollte aber nicht um Verantwortlichkeiten oder ToDos gehen: “Wenn ich Führungskräfte berate, merke ich, wie oft Mitarbeitergespräche als Meetings missverstanden werden, nach dem Motto ‘Ich nehme das sehr ernst, erst letzte Woche sind wir gemeinsam die aktuellen Aufgaben durchgegangen’. „Genau das ist eben nicht der Sinn des Gesprächs.”, so unsere Führungsexpertin Martha.
Vielmehr sollte das Befinden und die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen im Vordergrund stehen. Eine Vision, wohin sich er*sie sich entwickeln will. Dafür sollten gemeinsam Ziele erarbeitet werden, sodass beide Seiten übereinstimmen. Bei der Formulierung von Maßnahmen gilt: je konkreter, desto leichter fällt es, Erfolgskriterien auszumachen, an denen später beobachtet werden kann, wie gut die Umsetzung funktioniert hat. Gleichzeitig besteht aber auch der Anspruch an die Führungskraft das Feedback zu nutzen, um sich selbst zu reflektieren.
4. Den Rhythmus halten
Natürlich wollen wir auch spüren können, dass unser Mitarbeitergespräch zum Erfolg führt. Um das zu gewährleisten und langfristig beobachten zu können, ist es unerlässlich, regelmäßig Gespräche zu führen. Ein gravierender Fehler ist, Monate ins Land ziehen zu lassen, bevor man sich mit einem Follow-Up beschäftigt. Was z.B. vor einem halben Jahr noch ein wichtiges Thema war, kann nun schon aus dem Bewusstsein verschwunden sein. Allerdings gibt es keine perfekte Regelmäßigkeit, der optimale Rhythmus für jedes Unternehmen ist von den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen des Unternehmens abhängig. Marthas Empfehlung: zwei Mitarbeitergespräche im Jahr sollten es mindestens sein, gerne auch zwei Gespräche im Quartal, um das gewonnene Vertrauen in der Beziehung zur Führungskraft aufrecht zu erhalten.
Hilfreich für Organisation und Mindset ist es in jedem Fall, den Koordinationsaufwand gering zu halten. Für erfolgreiche Mitarbeitergespräche sollte man die wichtigsten Veränderungen zusammenzufassen und direkt ein konkretes Datum für das nächste Gespräch koordinieren.
5. Abschluss & Dokumentation
Damit auch nichts vergessen wird, ist es ratsam am Ende des Gesprächs nochmals direktes Feedback einzuholen. Außerdem sollte genug Raum für zusätzliche Anmerkungen geboten sein und eine explizite Aufforderung zu Rückfragen folgen. Wenn man die wichtigsten Learnings aus dem Gespräch und auch die vereinbarten Ziele schriftlich festhält, hat der / die Mitarbeiter*in die Möglichkeit, sich beim nächsten Gespräch daran zu orientieren.
Die Dokumentation des letzten Gespräches bietet sich auch als grundlegender Leitfaden des Follow-Ups an, um zu reflektieren. Dies ist sehr hilfreich für erfolgreiche Mitarbeitergespräche in jedem Unternehmen.
Benefits erfolgreicher Mitarbeitergespräche
Das Mitarbeitergespräch schafft einen eigenen, geschützten Raum in der Beziehung zwischen Mitarbeiter*in und Führungskraft, denn es ist der Ort für anspruchsvolle Themen, die nicht zwischen Tür und Angel besprochen werden, z.B. die individuellen Bedürfnisse oder die eigene Weiterentwicklung und Perspektive. Es ist außerdem Ort des Vertrauens, an dem kritische und sensible Themen angesprochen und geklärt werden dürfen. Deshalb erhalten sie langfristig eine einzigartige, sehr wertvolle Qualität und zählen zu Recht zu den wichtigsten Instrumenten einer Führungskraft. Das sind unsere Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche, habt ihr noch weitere?
Einen Leitfaden für das Führen von erfolgreichen Mitarbeitergesprächen, haben wir Euch hier zusammengestellt!
Wenn ihr erfahren wollt, wie man besonders schwierige Gespräche angeht, schaut doch mal bei Marthas Beitrag zum Thema Professionell kündigen vorbei.
